Operador Ejecutivo: Excel Básico

Excel Básico

Excel:

Excel es una hoja electrónica, llamada también hoja de cálculo, la cual permite trabajar todo lo relacionado con procesos numéricos y creación de gráficos estadísticos.

Se utiliza en diferentes documentos laborales tales como: Contabilidad, Inventarios, Controles de Compras y ventas, Facturación, Lista de productos, etc.

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 1 hoja aunque el número de éstas depende del espacio de almacenamiento del disco duro, Si observamos en la parte inferior de la ventana de Excel encontraremos las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, ...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.

Excel se destaca de otras hojas electrónicas por su capacidad de almacenamiento y mayor rapidez en procesos numéricos. Las hojas electrónicas trabajan en base a

celdas y rangos.

Componentes básicos de Excel:

1. Filas

2. Columnas

3. Celda

4. Rango

5. Fichas de Trabajo

6. Cintas de opciones

7. Paneles

8. Cuadros de Dialogo

9. Barras y botones

Partes de la ventana de Excel

Ingresar texto

Nota: Si escribe en una celda reducida, el texto escrito algunas veces desaparece. Sin embargo, puede aumentar el ancho de la celda para ver el texto. Para ello, coloque el cursor entre la columna A y la columna B. Cuando lo hace, se convierte en una cruz. Haga doble clic allí.

Barra de Formulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro.

Movimiento rápido en la hoja

Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Tipos de datos

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

A continuación, se detallan cada uno de ellos:

NÚMERO: Si los caracteres tecleados son números. Por defecto quedan alineados a la derecha. Si queremos que se alinea a la Izq. Clic en .

TEXTO: Si todos los caracteres tecleados son letras o símbolo ($,%,/,»¨, etc). Por defecto Excel los deja alineados a la izquierda.

FECHA y HORA: Se refiere a los datos introducidos como una “cadena de caracteres " con formato fecha o lo que indicamos expresamente con la opción [Formato de celda...].

FÓRMULA: Cuando comenzamos los caracteres de una celda con el signo "=" o el signo "+" y seguidamente escribimos una expresión matemática de fórmula válida.

Operadores Matemáticos

Los operadores aritméticos se utilizan para calcular un valor a partir de dos o más números o para cambiar el signo de un número de positivo a negativo, o viceversa.

Formulas

Fórmulas

Una fórmula nos permite calcular rápidamente valores directos introducidos en una celda y operar con valores previamente introducidos en otras celdas, tanto de la hoja de cálculo activa, como de otras hojas de cálculo del libro activo, como otras hojas de cálculo a las que tengamos acceso.

Una fórmula:

Se inicia con el signo igual (=).

Puede incluir operadores, valores,

referencias, de celdas, nombre de rangos, y funciones.

Mover o copiar hoja

Método 1

Mueve la hoja seleccionada dentro del mismo libro o a uno existente o nuevo.

Pasos para mover o copiar hoja

Clic derecho sobre la hoja

Método 2

Pasos para mover o copiar hoja

Clic en ficha Inicio

Clic en grupo Celdas

Clic en Formato

Clic en Mover o copiar

Acceso fácil

Si lo que se quiere es hacer una lista continua podemos mantener presionado control al mismo tiempo que arrastramos el indicador de relleno.

Relleno de celdas

Se debe dar clic en la esquina inferior de la celda inicial en donde se procederá al relleno de las celdas, arrastrar el indicador con formato de cruz sin puntas.

Paso 1.

Arrastrar hasta la última celda que se rellenara manteniendo presionado el clic derecho del mouse.

Paso 2

Seleccionar el tipo de relleno que se le dará a la celda

Procedimiento para rellenar

1. Un clic sobre el indicador de opciones de relleno.

2. Un clic sobre la opción de relleno que se quiere colocar.

Ojo: si es una serie numérica utilizamos series.

Si es una serie de fecha utilizamos meses, días, días de la semana o años

Desarrollo rápido

podemos hacer cualquier relleno de series colocando una serie pequeña y seleccionando las celdas para luego arrastrar y rellenar, automáticamente se genera la serie

Serie de relleno Flash o rápido.

Hay una opción en Excel 2013 que se llama relleno rápido o relleno de Flash. A diferencia de la anterior, en el relleno rápido, Excel trata de adivinar algún patrón complejo de una columna adyacente.

Funciones básicas

Generalidades

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función esta al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) o por una coma (,).

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos.

El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen 6 categorías de funciones en Excel: Financieras, Logias, Texto, Fecha y Hora, Búsqueda y Referencia.

Ejemplos de Funciones básicas:

Suma: Con esta función lo que calculamos es la suma de todos los números de un conjunto de datos (también denominado rango)

Máximo y Mínimo: Con esta función Excel nos va a indicar el valor máximo y mínimo de un conjunto de valores. Así:=MAX(rango) y=MIN(rango).

Promedio: Devuelve la media aritmética de una serie de valores. Con la expresión: =PROMEDIO(rango).

Contar: Te indica cuántos números hay en la lista de argumentos

Ejemplo: Contar en el rango A1 a A5: 1, 5, 2, 9,4 es = 5.

Contara: La función CONTARA cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de información, incluidos los valores de error y texto. La función CONTARA no cuenta celdas vacías.

=Nombre de la función(Rango)

Otra forma de introducir función

Excel nos permite introducir funciones mediante un asistente.

Llamando al asistente de funciones

Nos aparecerá

Asistente de funciones

Agregamos los argumentos que corresponden a la función.

Hacemos clic en Aceptar

Función PROMEDIO

La función PROMEDIO () sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numéricos.

Función MAX

Encuentra el valor máximo de un conjunto de datos

Función MIN

Encuentra el valor mínimo de un conjunto de datos

Función CONTAR

Cuenta el número de celdas con valores numéricos

Gráficos

Microsoft Office Excel 2013 admite muchos tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia.

Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo.

Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Tipos de gráficos:

Gráficos de columnas Gráficos de líneas Gráficos circulares Gráficos de barras Gráficos de área Gráficos XY (Dispersión) Gráficos de cotizaciones Gráficos de superficie Gráficos de anillos Gráficos de burbujas Gráficos radiales Otros tipos de gráficos que puede crear en Excel.

Como crear gráficos

1.- Lo primero que debemos hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y crear el gráfico.

2.- Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el gráfico utilizando como base dicha información.

3.-El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos hacer clic en el tipo de gráfico que ha decidido crear. Para este ejemplo se ha decidido crear un gráfico de columnas por lo que se debe hacer clic sobre Columna y seleccionar la primera de las opciones.

Hipervínculo

Permite movilizarse por un libro, viajar a un sitio web, abrir otro libro, entre otras cosas.

Pasos:

1- seleccionar la celda que se quiere hacer vinculo

2- ficha insertar / grupo vínculos / seleccionar el tipo de vínculo.

Validación de Datos

La Validación de datos es una herramienta extremadamente útil especialmente cuando compartimos un archivo de Excel con diferentes usuarios y necesitamos limitar las opciones de datos que se deben ingresar en las celdas.

Por ejemplo, podemos necesitar que los usuarios completen el campo “Producto”, nos muestre una lista de los productos a elegir o también se busca limitar la posibilidad de cifras incorrectas.

Por ejemplo, que Excel nos muestre un mensaje de error cuando el número ingresado está fuera de los parámetros deseados.

En estos casos, Validación es la herramienta que resuelve nuestros problemas.

El formato condicional en Excel

Es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.

Siempre tiene la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tiene una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

Ejemplos de formato condicional

Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio

(Para este ejemplo el promedio es 22.2).

Funciones condicionales

Conocimientos previos de la función SI

Situación 1

Un caballero invita a una señorita a ir al cine

La señorita debe decidir si acepta o no acepta

Si acepta que tomara en cuenta para tomar su decisión

Si no acepta que tomara en cuenta para no aceptar

Situación 2

Una señorita le dice a su compañero que a ella le gusta él y le gustaría que se conocieran mejor.

El caballero debe decidir si acepta o no acepta

Si acepta que tomara en cuenta para tomar su decisión

Si no acepta que tomara en cuenta para no aceptar

Función Lógica SI

Permite determinar sin un valor es verdadero o falso de acuerdo a las condiciones

Argumentos de la Función SI

Prueba lógica: es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Argumentos de la Función SI

Valor_si_verdadero: es el valor que se devuelve si el argumento prueba lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso: es el valor que se devuelve si el argumento prueba lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido".

FUNCION CONTAR.SI

Esta función es una combinación de las funciones CONTAR y SI, tiene dos argumentos, el primero es el rango cuyas celdas se desean contar y el segundo es el criterio que determina que celda será contada o no

FUNCION SUMAR.SI

La función SUMAR.SI permite sumar valores de un rango de acuerdo a un criterio o condición.

La función SUMAR.SI tiene 3 parámetros:
El primero es la referencia o el rango que contiene los valores sobre los que se evaluará la condición.
El segundo es el que contiene el criterio a aplicar con el objeto de determinar que se debe sumar y que datos se omiten.
El tercero es opcional, esto quiere decir que si la condición está en el mismo rango donde se efectúa la suma, no hace falta el tercer parámetro, pero si el criterio esta en un rango y donde se hace la suma en otro (u otros) rangos, entonces tiene que colocarse el tercer parámetro.

La función PROMEDIO.SI

La función PROMEDIO.SI en Excel nos permite obtener el promedio o media aritmética de un grupo de celdas que cumplan con un criterio. Dicho criterio es el que determina si una celda es tomada en cuenta o no dentro del cálculo.

Sintaxis de la función PROMEDIO.SI

=PROMEDIO.SI (C2:C13, ">60000")

Rango (obligatorio): Celdas que serán evaluadas.

Criterio (obligatorio): Condición que deben cumplir las celdas que serán tomadas en cuenta en el cálculo del promedio.

Rango promedio (opcional): Celdas que contienen los valores a incluir en el cálculo de promedio. En caso de omitirse se utilizan las celdas de Rango

Ejercicios realizados en Excel Básico

Ventas y gastos de gasolinera

Procedimiento:

1. Primero conté las filas y columnas que hay que utilizar para realizar la primera tabla.

2. Utilice: combinar y centrar para las primeras dos filas donde va el encabezado.

3. Ingrese los datos.

4. Utilice autosuma para la fila de los totales para las columnas de ingresos, egresos y saldo.

5. Para la columna de comisión, multiplique el saldo por el cinco por ciento que iba a ser la comisión, y al finalizar utilice autorrelleno para las demás celdas de la columna comisión y en totales aplique autosuma al igual que las demás columnas

6. Y para darle color a las celdas fui a la opción color de relleno

7. Para la segunda tabla, conte las filas y columnas que íba a utilizar

8. Ingrese los datos.

9. Utilice combinar y centrar para la primera columna, la cual abarcaba de la columna A – C

10. Para SUCURSAL CON MAYOR GANANCIA utilice la formula MAX

11. Para SUCURSAL CON MENOR GANANCIA utilice la formula MIN

12. Para PROMEDIO DE GASOLINERAS utilice la formula PROMEDIO

13. Para NUMERO DE GASOLINERAS utilice la formula CONTAR

14. Para dale color a las celdas utilice la función color de relleno

Tabla precio de vehículos

Procedimiento:

1. Primero inserte la imagen del logo de la empresa

2. Para la tabla, conté cuantas filas y columnas iba a utilizar

3. Ingrese los datos.

4. Combine y centre para la fila del titulo

5. Di color a la tabla, con la función de color de relleno que se encuentra en la ficha inicio, grupo fuente.

6. Para la columna IVA 13%, multiplique la celda PRECIO y la multiplique por el 13%

7. Para la columna de PRECIO AL CONTADO sume la columna de PRECIO por IVA 13%

8. Para la columna INTERES 10% multiplique la columna PRECIO AL CONTADO por 10%

9. Para la columna PRECIO CON INTERES sume la columna PRECIO AL CONTADO por INTERES 10%

10. Para la columna VALOR EN 24 CUOTAS dividí la columna PRECIO CON INTERES entre 24

11. Para la columna PRECIO EN 36 CUOTAS dividí la columna PRECIO CON INTERES entre 36.

12. Para los TOTALES utilice la función AUTOSUMA para todos los totales.

13. En la tabla pequeña de abajo en la celda MAYOR PRECIO CON INTERES utilice la función MAX en la columna PRECIO CON INTERES

14. Para las celdas PROMEDIO VALOR EN 24 CUOTAS utilice la función PROMEDIO al igual que en la de 36 CUOTAS

15. Para la gráfica, fui a la ficha insertar en el grupo gráficos e inserte gráfico de columnas o de barra, pero antes de ello, sombree la columna MARCA y PRECIO AL CONTADO para que así en la gráfica aparezcan dichos datos

Hipervínculos